コロナ禍で、会議運営の見直しがやりやすい!?

Ａ・ライフ・デザイン研究所
代表　伊藤喜代次

このコラムの原稿を書きながら、コンサルでお世話になったＪＡの役職員が読んでなければいいけどな、と思っています。コンサルでお世話になった先のＪＡの話ではないことを断っておきたいと思いますが･･･。

6月を過ぎれば、新しい役員が選出されたＪＡもあるでしょうし、執行部が刷新され、人事異動で新しい顔ぶれの会議がスタートしたＪＡもあるでしょう。そこで、今回は、ＪＡのさまざまな会議についての改革の話です。

コロナ禍のもとで、ＪＡでは開催できない会議や集会、イベントなどが多かったですが、思わぬ気づきがあったようです。ＪＡで職員の正直な感想を聞きました。ムダと思われる会議がけっこう多い、顔を合わせる会議や会合でなくても、運営上支障がないケースもある、メールなどの利用の方がスピーディーで率直な意見が集約しやすい、など会議改革の具体策が見えたという話なのです。

ついでに私の仕事について。「伊藤先生には、ＺＯＯＭでの会議参加をお願いします」とか、「資料を送りますので、コメントを付けてご返送ください」などという連絡をいただいてきました。コンサル屋としては、これによって、請求金額は減額、当然、売上げ減少は避けられません（しかし、パソコンのカメラの前では"高楊枝"ですが･･･）。

冗談はともかく、コロナ禍によって、役員や職員のさまざまな会議、組合員の会議や会合でも、開催ができないために、知恵を絞り、工夫をして運営を行ってきました。その結果、すべての会議や会合ではないが、時間や費用を削減して運営できることがわかった、というケースが多いようです。

そこで、すべての会議体の実態の把握を行いましょう。本店、支店、事業所ごとに、四半期ごと、毎月、毎週などに開催する定例会議、報告会、ミーティング、研修･学習会などなど。コロナ禍を経て、それぞれの会議の運営見直しに着手したいですね。

職員に関する会議については、リモート会議、メールでの資料配付や意見の徴収･集約で、何が何でも顔を合わせる会議でなくてもいい、毎月集まらなくてもいい、などの改善方法や内容の見直し、存廃も含めて検討したいですね。

ＪＡの「会議改革」でどんな目標を掲げるか！

ここで、以前から指摘されてきたＪＡの会議･会合などに関する課題を整理してみます。つぎの5点かな、と思います。
① 会議時間を短くする
② 提案説明や資料の説明が短く
③ 多くの参加者の発言を促す
④ 発言者の固定化、発言時間の長さ対策
⑤ 事前の資料配付と意見徴収、柔軟な参加範囲など会議運営の見直し、工夫

昭和の時代には「協同組合は、時間にとらわれず、自由な議論が大事」といった風潮があり、時間を気にしない風潮もありました。私も、夜に及ぶ役員会議で、急遽ホテルに宿泊したこともありました。しかし、参加者の事前の意見聴取、地区別会議などの方法で、①はかなり改善されます。最近は、会議の終了時間を決め、予定内に終えるために事前の決議、議論するテーマの集約など、参加者と事務局が話合う例もあります。

②は、事務局の能力次第です。③は、参加者の事前の意見聴取、提案受付の定着化。④は、発言者名の記録、発言者の発言時間の提示などで、会議参加者への協力を求めて解決できそうです。

民間企業では、会議のタイプを分け、組織内部の会議時間を基本50分、最大80分と決めたり、事前の会議資料の配付の義務づけ、会議参加者を特定せずその都度検討する、発言時間を最大3分とする、といった"時間ルール"を示している例もあります。ある信用金庫では、理事会の1回の会議時間を短くし、理事会の毎月の回数を2倍に増やした例もあります。

この時間ルールの提案のためには、会議に関する「時間調査」が欠かせません。組織の主な「会議」の実態を調べることです。会議の始まり･終了時間、会議の総時間、事務局（主催者）･発言（質問）者の発言時間（発言ごと）などを数か月から半年間、記録を取り、一覧化します。

本店の部課長や支店長･事業所長の会議出席時間を週、月ごとに計測し集計すると、驚くほど多いことに気がつきます。一般職員にまで広げてみると、さらにびっくり。職員の1時間当たりのコストを掛けてみてください。すぐにでも、改革に取り組もう、との合意ができるはずです。

情報システムの進化は著しいものがあります。世の中、進歩しています。理事会をはじめ、組合員代表の集まりの資料はメールを使用しているＪＡは少なくありません。実施できるところから参加者に協力を求め、改革したいですね。

いずれにしても、「会議改革」の必要性が理解され、当面、時間、コストの3割削減をめざした目標を立ててみることです。この改革は、会議に止まらず、組織改革につながります。もちろん、これは職員の働き方改革でもあります。

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