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「SideBooksクラウド本棚」活用で会議資料をペーパーレス化へ JAひがし宗谷2021年7月7日

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東京インタープレイ株式会社(東京都中央区)は北海道のJAひがし宗谷に、会議資料を電子化するiOS/Android/パソコン向けの文書共有システム「SideBooksクラウド本棚」の提供を始めた。

タブレットにアップされた資料に目を通す理事会の参加者タブレットにアップされた資料に目を通す理事会の参加者

JAひがし宗谷は、6月の理事会から19人の役員にタブレット端末を貸与し、「SideBooksクラウド本棚」を通じて理事会関連資料のデジタル配布を開始。ペーパーレス化によって紙の削減や会議運営の効率化をめざしている。

同システム導入後、初めての理事会では念のため紙資料と併用したが、紙と遜色なく扱え、身構えずに感覚的に触れる操作性が好評で、次回の理事会から完全ペーパーレス化を予定している。また、最終的には他の会合でもペーパーレス化をめざす。

この取り組みにより、大量の紙資料を作成する必要がなくなり、全文書への横断的なキーワード検索も可能となるため、理事会と所内会議における一層の議論の深化が期待されている。さらに、「会議資料を理事に予め配布することができる」「クラウド上に資料を保持できるので遠方でも距離に関係なく配布できる」「紙資料を事前に郵送する必要がない」「郵便事故によって生じる個人情報・機密情報漏洩のリスクがない」などの、労務面やセキュリティ面での利点もある。

「SideBooksクラウド本棚」は主に会議運営のペーパーレス化に適したクラウド型文書共有システム。紙媒体に近い感触で操作できる点を重視しており、自然にページを"めくる"ことができ、メモの書き込み、複数文書の見比べ、見開き表示などの機能を装備。また、文書配信機能、会議中のページ通知機能、大量の文書に対する横断検索機能など、デジタルの強みを活かした便利な機能がある。

同システムは、JA以外では、全国420の地方自治体、金融機関、医療機関、一般企業などで広く利用されており、役員会議など紙資料の登場する"会議"のペーパーレス化が進んでいる。

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