若手メンバーを中心にアジャイル的な開発方式で
「遊び心」と「業界最安値級の低コスト」を実現！

開発に携わった若手SEのみなさん。左から望月香さん、森裕希さん、北畠みちるさん、坂下弘樹さん

アナログの良さを残したデジタル管理システム

働き方改革によって長時間労働の抑制など、厳密な勤怠管理が求められるようになっている。しかし、手書きやエクセルによる勤怠管理では、職員・社員の労働時間の正確な把握には限界がある。それでも実際には手書きで勤怠管理を行っている会社は少なくなく、同社が関連会社にヒアリングしたところ、まだまだ手書き管理が多いことが分かった。そこで2018年から１年かけて開発したのが「Smart勤ちゃん」だ。まずは、そのサービスの概要を紹介する。

ＱＲコードをリーダーにかざすだけで打刻できる

朝、出社すると勤怠を打刻するが、「Smart勤ちゃん」ではＱＲコードをリーダーにかざすだけで打刻できる仕組みになっている。ＩＣカードでは高額なうえ磁気データの損傷やカードそのものの紛失も考えられるが、ＱＲコードであれば印字した紙を紛失しても自分用のパソコン画面から印刷することができることから、これを利用した。そのため再発行の手間やコストがかからない。

デスクでパソコンを立ち上げ、ログイン画面から自分の画面を開くと、出退勤時間の修正、休暇や残業、振り替え休日の申請などをこの１つの画面から入力できるようになっている。一方、上司はその休暇申請などの勤怠承認を自分のパソコンから行うと同時に、職員・社員の残業の実態などをリアルタイムで把握できる。

データはクラウド上にあり、強固なセキュリティシステムで保護されているのはもちろん、災害対策として第２センターのサーバーにも格納されている。

このサービスは、法定帳票として勤務月報や休暇台帳を出力することも可能で、さらにオプションで給与システムと連動させることもできる。また、働き過ぎの職員・社員について警告メールが上司などに発信される機能がついているのも特徴だ。

就業システム「Smart 勤ちゃん」機能概要

トコトン利用者の立場に立ちつつ、コストダウンを実現

開発の中心メンバーである同社クラウドサービスグループの望月香さんは、勤怠管理の見直しを検討している会社などに「Smart勤ちゃん」についておもに３つの特徴を強調している。

１つはクラウド管理によって労働時間を正確にかつリアルタイムで管理することができる点だ。勤務月報も月末を待たずに、必要な時にボタン１つで勤務実態を出力できる。あるいは残業にしても、法定内残業か、法定外残業かなどもリアルタイムで分かる。

２つ目はシステム導入コストを抑えたいというニーズに応えたシステムになっていること。使用頻度の少ない機能を省き、必ず欲しいという機能のみを実装した。それによって低コストを実現し、利用者にとっても利便性を高めた。たとえば、先にも触れた出退勤記録や残業、休暇申請などの勤怠入力はパソコン画面をあちこち移動せず、１つの画面で複数の手続きを完結できる。

望月さんは「働き方改革を支援するシステムなのに勤怠入力が職員・社員の方々の重荷になってはいけないということを意識して、入力しやすい簡単な仕組みをめざして開発しました」と話す。たとえばＪＡでは管理部門のほかに、選果場などの現業部門、さらに営農指導員や渉外職員などがいて労働条件が違っているが、自分で簡単に入力できるため、１人１人の勤務体系に合わせて勤怠管理ができる。最低限必要な機能を簡便に使えるようにしたことがコストダウンにもつながった。

３つ目は同社がシステム導入までしっかりサポートすることだ。

会社によっては導入にあたって改めて就業規則を整理したり、あるいは見直しも必要となることもあるが、望月さんたちサポートチームはそういった相談にも応じるという。その理由は、このシステムは会社ごとの就業規則に基づいて設定していく必要があるからだが、望月さんたちの対応は単なるシステム導入ではなく、その会社の働き方改革促進の支援にもなっているといえそうだ。「親身に話に乗ってくれるという声も聞いています」と同社幹部も信頼を寄せる。

利用料金は月額１人150円と業界最安値級の低コストを実現。初期導入費用はシステム設定料と１回分の説明会費用も含めて15万円となっている。ウェブ会議システムでの説明会も実施。そのほか給与システムデータとの連携も別途料金でサービスしている。

「Smart勤ちゃん」のログイン画面

勤怠入力画面。出退勤時間の修正、休暇や残業、振り替え休日の申請などをこの１つの画面から入力できる

楽しく仕事をしながら相手を親身に考える新たな協同組合の若手像！

同社の情報サービス部門では若手を中心にしてクラウドサービスなどの開発に力を入れている。「Smart勤ちゃん」も30代のリーダーのアドバイスを受けながらも、望月さんのほか20代の若手４人に任された。若い力のわいわいガヤガヤから誕生したのが「Smart勤ちゃん」といえるが、それを象徴するのが、各個人画面の左上に表示されている「金魚の勤ちゃん」だ。勤務時間などに問題がないとき、金魚の色は健康な肌色なのだが、働き過ぎると次第に黄から赤へと変わっていき、36協定を超える残業時間ともなれば、ついに「金魚の勤ちゃん」の目は血走る、という「遊び心」のある仕掛けを入れた。イラストもメンバーの１人が作成した。

開発にはこのようにいろいろ湧いてくるアイデアとその実践を管理するタスク管理ツールを活用した。１週間に取り組むべき事項を表示、チームでそれを振り返りながら軌道修正を図って完成にこぎつけたという。
「新しいシステムづくりの経験は、責任と喜びを感じました」とメンバーの１人、森裕希さん。

現在の導入状況はＪＡグループ関連会社といくつかのＪＡが導入している。若手が開発した「Smart勤ちゃん」は維持管理と利用者サポートも若手が担い、電話での問い合わせにも対応している。

「利用者のニーズに合わせて設定できる機能の幅が広く融通がきく。ＪＡには使いやすいシステムだと思います。協同組合の一員として手厚いサポートをしていきます」と望月さんは話している。

◎（株）全農ビジネスサポート
ＪＡ全農の100％子会社として管財事業、情報サービス事業を展開。情報サービス部門ではクラウドサービスにも積極的にチャレンジし、ワンストップでのサービスを提供している。

◎（株）全農ビジネスサポートが提供するクラウドサービス
【勤怠管理システム　Smart勤ちゃん】
働き方改革対応のためＪＡグループ向けに提供している勤怠管理システム。一定期間のデモ利用も可能。
○利用料：月額150円（１名）
○初期導入設定費用：15万円
○給与システムデータ連携：別途見積もり

～今だけキャンペーン実施中～
本契約をして頂いたらQRコードリーダーを差し上げます。（在庫が無くなり次第終了）
＜問い合わせ：smartkin@z-bs.co.jp　03-3350-2128＞

【自動車整備工場管理システム　Smart Ams】
ＪＡグループの自動車工場が利用している自動車整備工場管理システム。自動車修理の受け付けから整備内容の記録、請求書発行などを支援する。2020年３月末時点で88工場が導入。
○利用料金：月額2万円（１工場）
○初期導入設定費用：別途見積もり
○オプション機能：車検証ＱＲ読取、電子車検対応、車輛販売機能など
＜問い合わせ：ams_team@z-bs.co.jp　03-3350-2133＞