資料づくりの作業効率が格段にアップ

毎月1万枚超の資料を作成

ＪＡいしのまき（いしのまき農業協同組合、松川孝行代表理事組合長）は宮城県の北東部に位置する石巻市、東松島市、女川町を管内とし、組合員は、正・准合わせて1万7459人。旧北上川と鳴瀬川が貫流し、水田面積は1万1640ヘクタールと宮城県内有数の豊かな穀倉地帯だ。
北上川河口に位置し、農産物は、主な米の品種として「ひとめぼれ」と「ササニシキ」でササニシキの生産量は全国1位。そのほかに「食卓の天下を取る」意味を込めた「だて正夢」も生産されている。園芸ではトマト、キュウリ、イチゴ、ネギ、これからの季節に旬を迎えるセリやちぢみホウレンソウの栽培も盛ん。加工品では「いしのまきファーマーズフーズ」のトマトケチャップや焼き肉のたれ、ソイマヨネーズの販売にも力をいれており、ＪＡの直営直売所で販売している。
同ＪＡではこの直営直売所も人気で、その商品を紹介するちらしやJAの活動を組合員以外へ発信する「ＪＡくらしのサポートガイドブック」なども作成する。そのほか、6月に開催の総代会や毎月の理事会、部門ごとの委員会など紙の資料は多岐にわたる。
理事会では20～30ページほどの資料が60部程度必要になることもあり、「毎月1万枚以上の用紙を使用している」と同ＪＡ総務部総務課の木村奈美子さん。

オルフィスGD9630プレミアム/GD9630/GD9631はオフィス用カラープリンターにおいて世界最速（データ・サプライ調べ:2020年2月現在）

製本機能・Z折り・世界最速スピードが決め手

これまで、複数台のプリンターを使って印刷していたが、大量の印刷物がある時には手の空いている職員が総出で綴じ込み作業にあたったり、プリンターを占有する時間が長くなって他の業務が滞ったりなど様々な課題を抱えていた。
今回の「オルフィス」導入により、課題が解消したという。なかでもZ折り機能の導入効果は大きく、会議資料は基本的にはA4判が日本の標準だが、この資料の中にA3判の資料をZ折りして挿入することがよくある。「オルフィス」はフィニッシャーと紙折りユニットの接続でA3判をZ折りして任意の頁に綴じ込むことができるため、数時間かかっていた会議資料の印刷作業が今では1時間もかからずに済むようになったと同ＪＡ総務部総務課の木村奈美子さん。新たに「ＪＡくらしのサポートガイドブック」も「オルフィス」オプションフィニッシャーの小冊子機能で作成できるようになったという。
外注先との見積作成調整などコスト・時間の大幅な削減につながった。また、空いた時間により新たな商品の紹介ちらしを作成してPR活動を促進するなど思わぬ効果もみられたと強調した。同ＪＡの営農経済事務所でも「オルフィス」は導入され、小冊子機能による製本、スピードはもちろんのこと低ランニングコストで利用でき、喜ばれているという。

コロナ禍でも変わらぬＪＡ事業のパートナーとして

今回の新型コロナウイルスの猛威は同ＪＡにも影響を与えた。開催予定だったイベントが軒並み中止になったことから組合員や地域への情報発信の機会は限られてしまった。
今年から始まった職員が広報誌を各戸へ配布する組合員ふれあい訪問活動の取り組みは、新型コロナウイルス感染防止策を徹底しながらも継続しており、組合員とのコミュニケーションツールとして紙の資料は欠かせない。今後も「オルフィス」を使って、業務効率化と地域への情報発信の強化を目指していく。

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